Je to už delší dobu, co se na našem webu objevil článek o radostech vedoucích výprav a je na čase do toho výčtu pozitiv vnést prvek inovace, jelikož pár věcí se od té doby změnilo. Tady je krátký přehled, samozřejmě vylepšením se nebráníme. Pro lepší orientaci je u nezbytně nutných kroků toto jasně zvýrazněné.
- Včasná propagace akce na našem webu v sekci Kalendář (všechny naše akce musí být v kalendáři), mailem rozeslaným orientačním příznivcům, osobně na našich dřívějších akcích, přes Signal či jinak dle vlastního uvážení. Nutný krok.
- Hned po termínu přihlášek je třeba zajistit úhradu startovného a přiložit rozpis platby z ORISu. Pokud je uzávěrka přihlášek velmi blízká termínu závodů, doporučuji poprosit také o potvrzení platby pro případ, že by platba nedorazila příjemci včas. Dělá se to tak, že mě nebo Lence (jen my můžeme účetní úkolovat) pošlete mailem: instrukci co přesně kam zaplatit, účetní doklad z Orisu a detaily vyúčtování z Orisu. V Orisu obojí najdete v sekci Přehled vkladů a najedete si na náš klub. Nutný krok.
- V době mezi uzavřením přihlášek doporučuji se vyvarovat jakýchkoli změn. Pokud to je vzhledem k okolnostem akce vhodné, vyzvedne si vedoucí klubový stan u Lenky nebo u mě.
- A máme tu konečně ten slavný závodní den. Pokud má někdo půjčené čipy, což se naštěstí stává zcela výjimečně, vedoucí vyráží poněkud dříve, aby nestál velkou frontu u prezentace. Jsou-li půjčené nějaké čipy, tak je předá dotyčným lidem. A chce-li někdo dohlásit nebo přehodit do jiné kategorie, je dobré mít dohlášku již předem připravenou a následně pak vybrat od dotyčných peníze, jelikož za změny a dohlášky pořadatel vybírá korunky hned na místě. Prosím, nemíchejte hotovostní a bezhotovostní platby! Nutný krok, pokud zde uvedené okolnosti nastanou, jinak ne.
- Pokud dostanete originál účtenky je pak třeba předat tomu, kdo vede účetní evidenci klubu.
- Prosím, dejte taky pozor na to, aby byly použité hodinky se záznamem GPS, které máme k dispozici. Následně se dohlédněte na párování s mapami a na vyhodnocení chyb některým z trenérů.
- Pokud je použitý stan, tak je třeba jej usušit, sbalit a vrátit zpět.
- Závěrem snad už jen stačí napsat nějaký pěkný článek na náš web a do dalších tiskovin, třeba do našeho vesnického plátku či jinam.